Externalisation de la saisie de données : ce qu’il faut savoir avant de se lancer

Choisir d’externaliser la saisie de ses documents est une bonne stratégie. Cela permet à une entreprise de booster sa gestion administrative. C’est également une excellente manière de profiter de l’expertise des prestataires externes. Afin d’assurer une meilleure productivité, confier cette tâche à un professionnel en dehors de l’entreprise est indispensable. Par contre, avant de faire ce choix, vous devez vous poser certaines questions. Focus sur les éléments à vérifier avant de se lancer dans l’externalisation de la saisie des informations.

Bien choisir son prestataire

Tout d’abord, il est essentiel de se tourner vers un prestataire qualifié. Votre choix est important quand il s’agit d’externaliser votre saisie de données. La première chose à faire est de penser à l’emplacement de l’agence d’externalisation. Au fait, vous pouvez déléguer la saisie à un professionnel en France même ou bien à l’étranger. De nombreux experts proposent ses offres, mais la sélection vous revient. Il est à savoir que la plupart des grandes firmes optent pour l’externalisation à l’étranger. C’est une stratégie gagnante dans tous les côtés.  Vous bénéficiez d’un coût plus raisonnable en faisant ce choix. C’est aussi un moyen de profiter d’une compétence intéressante en temps réel. Pourtant, pencher vers un prestataire à moindre prix peut présenter des risques. Sur ce, il faut vérifier ses qualifications pour être sûr de profiter d’un travail de qualité.

Vérifier ses certifications

Une fois que vous avez sélectionné le bon prestataire, prenez le temps de vérifier ses certifications. Il s’agit des dossiers qui encadrent l’activité de la saisie de données. La disposition de ces derniers est un gage de qualité d’un côté. D’un autre côté, ces documents assurent aussi la transparence des prestations. Si votre prestataire externe en dispose, c’est déjà quelque chose. Un point qui vous rassure sur ses expériences et ses qualifications dans le domaine. Sachez qu’il existe plusieurs types de certifications à cet effet. À titre d’information, la norme ISO 9001 est un gage de la conformité du SMQ. Plus précisément, le Système de Management de la Qualité aux exigences de la norme internationale. Une agence certifiée par cette norme est une entité qui respecte la qualité des travaux. Il y a également la norme ISO 27001 et le GGPD touchant la sécurité des données personnelles.

Considérer la modalité de contrat de saisie de données

Pour terminer, avant d’externaliser la saisie de données, prenez en compte la partie contractuelle. Le respect du secret professionnel est d’une importance capitale. Lorsque vous vous engagez avec un prestataire, assurez-vous d’un bon respect du contrat. La sous-traitance de la saisie de documents doit faire l’objet d’un contrat clair et transparent. D’une manière générale, le document contractuel doit prévoir certaines informations relatives à la mission demandée. Il s’agit exactement du délai de livraison, des procédures en cas de faillite et des pénalités en cas de retard. À cela s’ajoutent les clauses particulières qui sont liées étroitement à la saisie des données de l’entreprise. L’existence d’un contrat est recommandée donc afin de se protéger contre les éventuels litiges. D’ailleurs, en externalisant des activités, tout peut arriver à n’importe quel moment.

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