Etapes à suivre pour mettre en place sa comptabilité en Belgique

Les entreprises qui ne préfèrent pas externaliser la totalité de leur comptabilité à un expert-comptable doivent la mettre en place. Cet article aborde une fiche détaillée sur les démarches à mener en vue de mettre en place une comptabilité.

Processus de mise en place d’une comptabilité

La mise en place d’une comptabilité se traduit par de nombreuses tâches comme la sélection, l’installation ou encore le paramétrage de la solution comptable, l’enregistrement comptable des actions courantes de l’exercice, la révision des comptes, l’établissement des comptes annuels à la fin de l’exercice, l’ouverture d’un autre exercice comptable surtout la reprise des à-nouveaux.

• Le choix et paramétrage de la solution comptable

La première étape consistant la mise en place d’une comptabilité est marquée par la sélection de la solution comptable mise en œuvre par la société. En effet, cela peut concerner l’installation d’un logiciel comptable sur un réseau, un ordinateur en monoposte, ou tout simplement une alternative comptable intégrée et hébergée à distance. Cette étape requiert la définition au préalable des besoins de l’entité en termes de fonctionnalités ou les ressources destinées à la combler les moyens à la disposition de la structure. Ces outils peuvent comprendre les moyens financiers, humains, etc. Une fois que la comptabilité installée en fonction des besoins de l’entreprise, il faut penser ensuite à la paramétrer.

Le paramétrage de la comptabilité passe tout d’abord par l’adoption d’une stratégie de comptes. En effet, le plan de comptes doit être établi en parfaite adéquation avec le fonctionnement de la société. Il doit être également cohérent avec celui que contient le PCG ou plan comptable général et renferme des contenus détaillés permettant d’enregistrer les opérations suivant les normes comptables. Bien souvent, la stratégie de compte doit être personnalisée et est présentée en fonction de la taille de la société. Pourtant le PCG présente trois sortes de système de présentation des comptes. A ce titre l’entreprise doit choisir soit le système développé, le système de base ou le système abrégé.

• Ouverture et paramétrage des livres comptables auxiliaires

Une fois le plan de comptes bien dressé, il faut ouvrir et paramétrer les livres comptables auxiliaires. En principe, les entités ont la possibilité de conserver toutes leurs écritures comptables dans un livre comptable unique. En pratique, cette technique parait totalement déconseillée car elle ne fait qu’augmenter le risque de commission d’erreurs sauf pour les TPE et PME. Des journaux auxiliaires seront créés en fonction de la nature des travaux qui y figurent. En général, l’expert-comptable à Saint-Gilles classe le journal des salaires, le journal des opérations diverses, le journal de banque, le journal d’achats ou encore le journal de ventes, etc.

• Construction et paramétrage des comptes complémentaires clients et fournisseurs

Le conseil parait le même à celui déjà formulé pour les livres. Les fournisseurs et clients peuvent être rassemblés dans les comptes basiques traditionnels. L’expert-comptable à Saint-Gilles, Ixelles, Bruxelles utilisent respectivement les compte 401 et 411. Pourtant, il est conseillé de construire d’autres comptes subdivisionnaires ou comptes auxiliaires pour pouvoir effectuer un suivi de toutes les transactions réalisées avec chaque tiers.