Comment bien choisir une salle de séminaire ?

Pour des évènements professionnels comme les séminaires, les réunions, etc., choisir  la salle est une des étapes importantes à réaliser. On ne peut pas réaliser l’évènement dans n’importe quelle salle que l’on trouve. Celle-ci doit réunir divers paramètres et répondre à plusieurs critères pour mettre tout le monde à son aise. L’organisateur doit alors savoir adapter le lieu au type d’évènements et aux personnes qui en feront partie. Voici donc quelques critères à prendre en compte lors du choix de votre salle de séminaire.

Faire correspondre le lieu à l’évènement

En général, un séminaire peut toujours être organisé dans n’importe quelle salle libre. Néanmoins, vous devez déterminer le type de séminaire que vous aviez envie. Pour un séminaire décontracté, un restaurant, une salle lambda dans un hôtel ou un établissement qui en loue est parfait. Du moment où le lieu est facile d’accès pour tout le monde, il peut faire l’affaire. Par contre, si vous aviez envie de marquer les esprits de votre équipe, vous deviez les impressionner et trouver une salle qui créera un « effet waouh ». Une salle ou un établissement entier à privatiser vous conviendra.

Prévoir l’espace indispensable

En amont, vous devez avoir le nombre exact ou approximatif des personnes qui vont assister au séminaire. De cette manière, on peut bien choisir la salle à louer avec un espace suffisant. Le but est de mettre tout le monde dans un même espace. La salle ne doit être ni trop grande ni trop petite. Dans le cas où c’est trop spacieux, ceux qui sont éloignés pourront entendre des échos, des résonnances ou ne rien entendre du tout. Dans le cas où l’espace réservé est trop petit, la chaleur sera vite insupportable.

Déterminer les équipements nécessaires et disponibles dans la salle

La plupart des salles de séminaires ou mises en location pour les évènements professionnels sont déjà équipés de tous les dispositifs pouvant être nécessaires. En tant qu’organisateur, vous devez quand même vous renseigner sur ces équipements. Vous devez également déterminer tous ceux dont vous aurez besoin pour savoir si la salle en dispose ou pas. Il est également nécessaire de les tester pour savoir s’ils sont tous fonctionnels.

Rester cohérent avec le budget

Avant l’organisation du séminaire, on doit fixer un budget qui sera alloué à l’évènement. Vous devez par la suite faire en sorte de ne pas dépasser ce budget. Ainsi, vous devez trouver une salle de séminaire adaptée à cette somme. Rien ne sert d’être trop ambitieux et de dépasser le budget prévu.

Pour que tout soit parfait, l’idéal est de faire l’organisation plusieurs semaines avant la date du séminaire. De cette manière, vous aurez le temps de choisir la salle qui convient à vos besoins. Vous pouvez faire la réservation au préalable pour la date, pour les équipements, pour les mobiliers, etc. Et si vous prévoyez faire un petit cocktail ou un diner avant ou après le séminaire, vous avez aussi le temps de vous trouver un traiteur.

Soyez le premier à commenter

Poster un Commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée.


*